Ce 1er octobre, Rentman vient de lancer Organize, un nouveau produit de gestion de projets destiné aux équipes de production événementielle et médiatique. L’éditeur néerlandais relie ainsi les tâches de pré et postproduction à la gestion du matériel, des équipes et des finances, au sein d’un même écosystème. De la genèse du projet au retour d’expérience, le suivi des opérations s’enrichit d’une lecture plus fine du temps de travail et de ses incidences financières.
Rentman, avec l’acquisition de CREWZONE,(1) participait déjà à ce rapprochement entre main-d’œuvre, matériel et données, avec ses impacts sur la conception comme sur l’exécution des projets. L’éditeur venait répondre à un besoin identifié et croissant de rationalisation des méthodes, des procédures et des workflows. C’est donc tout naturellement que se poursuivent le développement et l’intégration d’outils consacrés au monitoring du temps nécessaire au bon fonctionnement de la société, le théâtre en marche, si l’on peut dire, avec les coûts cachés des inéluctables imprévus rythmant le quotidien des événements. Avec Organize, il s’agit de simples tâches que l’éditeur entend désormais relier aux ressources et au suivi financier dans le même environnement.
La préparation fait partie de la production
Concevoir des plans de situation, d’implantation, de sécurité, de montage, c’est attendre la validation client, puis intégrer ses éventuelles modifications, V1, V2, … V7 : dans cette succession, le plan EXE n’est que la partie finale, visible, d’un long travail. Il est le fruit d’échanges, d’heures de coordination, de décisions qui engagent des équipes, souvent avant même que celles-ci soient constituées. Il fait parfois l’objet d’ajustements sur site alourdissant le bilan de fin de projet. Comment évaluer ce temps et ces ressources mobilisées dans l’ombre ? Comment suivre méticuleusement et conserver l’ensemble de ces demandes, qu’elles aient abouti ou non ? Et, bien sûr, les moyens qu’il a fallu y consacrer ? C’est ce légendaire angle mort que Rentman met sur le devant de la scène.
La multiplicité des outils de travail : feuilles de calcul, emails, coups de téléphone, WhatsApp et tous les autres outils de gestion de projet. Un travail de fond réparti entre ces échanges, dont le coût réel peut rester invisible à l’échelle du dossier, même une fois l’événement terminé et les camions bouclés…
Du point de vue du prestataire, du producteur ou encore de l’exploitant de lieu, la question est centrale : comment construire une offre juste et concurrentielle lorsqu’on n’a déjà pas les moyens de mesurer ses marges ? Le matériel et les journées d’exploitation sont identifiables, quantifiables. Les reprises d’étude, les temps d’échange, de préparation ou de suivi de clôture, aléatoires selon les dossiers, sont souvent passés à la trappe. Des outils et des méthodes permettant de rattacher toutes ces interventions entre elles permettraient d’enfin voir clairement ce qu’elles mobilisent réellement. De plus, un archivage immédiatement mobilisable et une comparaison systématique des données permettraient d’évoluer et de ne plus répéter les mêmes schémas, souvent subis faute de données accessibles et comparables. La préparation des dossiers et ses aléas trouvent ainsi une place explicite dans le chiffrage, avec le temps et les compétences qu’ils mobilisent.
Une même information, plusieurs usages
Préparer un dossier, le reprendre, suivre ses modifications : ces heures ont un coût, qu’elles soient facturées ou non. Organize permet d’attribuer chaque tâche à un membre de l’équipe, de lui fixer une échéance, de la prioriser et d’y inscrire le nombre d’heures prévu, puis d’y associer des sous-tâches et d’y joindre des notes et des fichiers. Le travail de fond et ses ajustements peuvent ainsi être suivis dans le même environnement, au lieu de rester noyés dans la succession des échanges. Le suivi s’effectue à l’échelle du projet, de l’équipe ou simplement à l’échelle individuelle. L’interface, elle, prend la forme d’une liste ou d’un tableau Kanban.
Petit plus : une fonctionnalité permet de partager les tableaux avec des intervenants externes. Le temps réellement consacré aux tâches peut, lui, être enregistré depuis un ordinateur ou l’application mobile, ce qui facilite la saisie. Les feuilles de temps renseignées peuvent ensuite être soumises à validation, puis exportées pour le service paie. Pour les sociétés, l’enjeu primordial est de mieux estimer leur coût réel de fonctionnement, en y intégrant le travail de préparation. Combien coûte la préparation d’un dossier standard ? Combien d’heures supplémentaires, voire de jours, ont été mobilisés pour des modifications clients, des changements de matériel, des imprévus ? Le suivi du temps alimente ces données qui, dans la durée, donnent des bases solides pour apprécier les majorations nécessaires en fonction des difficultés des dossiers à traiter ou des clients à gérer… Barèmes, pourcentages : les montants à prévoir peuvent alors s’appuyer sur une expérience documentée, plutôt que sur des coûts subis sans avoir pu être identifiés.
Cependant, des interrogations de poids demeurent : comment vendre ce temps ? Comment le ventiler dans les devis ? C’est là qu’intervient le module complémentaire “Devis et facturation”, pour donner un petit coup de pouce : il permet de regrouper des tâches unitaires en services facturables, présentés sur les devis et les factures, avec un suivi détaillé de la rentabilité rapprochant prix et coûts. Cette fonctionnalité ouvre la possibilité de rendre visible le travail de préparation effectué principalement au bureau. Les pratiques évoluent : cette opportunité permet d’en faire reconnaître la valeur au client, alors que cette facturation peut encore être difficile à faire accepter.
Roy van den Broek, PDG et fondateur de Rentman, résume ainsi l’intention dans le communiqué : “Nous avons toujours estimé que les équipes de production événementielle méritaient une plate-forme qui reflète réellement leur façon de travailler. Le lancement d’Organize réaffirme cet engagement. En reliant la planification et la gestion financière de chaque projet, nous aidons les équipes à gérer leurs productions avec plus de visibilité et à préserver leurs marges”. Connaître le coût, prévoir les moyens et construire le prix se répondent donc sans se confondre. Le retour d’expérience d’un dossier devient une matière pour préparer le suivant, à condition que les informations recueillies restent accessibles et comparables.
Des outils qui se rapprochent, des métiers qui se répondent
Cette continuité présuppose une convergence des outils, des méthodes et des process. Le partage et la réutilisation des données viennent s’appuyer sur ce rapprochement. En abordant le sujet sous un angle différent, tout en restant dans l’événementiel et le spectacle, il s’agit de la même logique systémique qui traverse les plans et les jumeaux numériques : l’information produite à la conception doit pouvoir servir à la réalisation, mais également à l’exploitation. À titre d’exemple, à l’échelle du patrimoine bâti, la Région Grand Est porte cette démarche à travers REGIO.BIM,(2) avec un patrimoine de 300 établissements à prendre en compte. Pensée à partir des besoins d’exploitation, la maquette numérique devient une base de données utilisable pour la gestion et la maintenance, associée aux dossiers des ouvrages exécutés : rendre l’information accessible et exploitable tout au long de la vie des bâtiments. Cette même question traversait la table ronde des JTSE 2025, “Changer de plan : l’intelligence collective en 3D” : penser l’interopérabilité comme un modèle systémique, du spectacle à l’événementiel, et faire des infrastructures un enjeu commun.(3)
À l’échelle des prestataires, Organize met en relation les tâches de préparation, leur suivi, le partage des tableaux, les fichiers associés et les outils financiers dans un même environnement. Une organisation qui rejoint la philosophie du pérenne. Ainsi, pour les entreprises déjà équipées de Rentman, ce nouveau produit vient compléter la gestion du matériel et des équipes au sein de la plateforme métier : la préparation des dossiers, les moyens mobilisés et leurs incidences financières sont réunis sous un même prisme. La convergence crée ainsi les conditions du partage, de la comparaison et du retour d’expérience ; elle accompagne une évolution de la manière de travailler, de préparer les budgets et de discuter les offres. Le temps de bureau n’est pas nouveau. C’est sa place dans l’économie du projet qui change : le rendre visible, connaître ce qu’il coûte, puis trouver comment le valoriser. L’inconnue était déjà dans l’équation.
Disponibilité
À compter du 1er octobre, les clients Rentman peuvent ajouter Organize à leur configuration. Les entreprises souhaitant découvrir Rentman peuvent l’essayer dans le cadre de l’essai gratuit de 30 jours de la plate-forme, selon les modalités annoncées dans le communiqué.
(1). www.revue-as.fr/2026/02/02/rentman-annonce-lacquisition-du-logiciel-crewzone/
(2). www.grandest.fr/wp-content/uploads/2024/03/charte-bim-rge-v16.pdf
